Kurzmodul Excel 2021 - Diagramme

Trainer: Ulf Söder

Das Wort: "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte" könnte exklusiv für die Arbeit mit Diagrammen gelten. Mit ihrer Hilfe lassen sich statistische Daten, Zusammenhänge, komplizierte Sachverhalte und Entwicklungen anschaulich und verständlich darstellen. Diagramme sind deshalb immer häufiger in Veröffentlichungen, Zeitschriften und Präsentationen zu finden, weil sie einen nachhaltigeren Eindruck auf den Betrachter ausüben als umfangreicher Text.

Das eLearning-Kurzmodul "Diagramme mit Excel" soll Ihnen einen qualifizierten Einblick in das Entwerfen, Gestalten und Optimieren von Diagrammen geben. Ob Säulen-, Balken-, Kreis-, Ring- oder Liniendiagramm: Die wichtigsten Diagrammtypen werden ausführlich vorgestellt und die Möglichkeiten anschaulicher Diagrammgestaltung anhand von sorgfältig ausgewählten Beispielen aus der Praxis erläutert.

Besonderer Wert wurde auf eine barrierefreie Vorgehensweise gelegt, sodass auch ein Anwender, der ausschließlich einen ScreenReader bei seiner PC-Arbeit einsetzt, dieses Kurzmodul bearbeiten kann.

Das Kurzmodul ist inhaltlich mit den ersten zwei Dritteln des eLearning-Kurses "Excel_Diagramme_2016" identisch, bietet aber speziell für Blinde umfangreichere Erläuterungen. Wenn Sie das Kurzmodul erfolgreich abgeschlossen haben gibt es die Möglichkeit, auch die restlichen Seiten des eLearning-Kurses, bei denen es sich um fortgeschrittene Aufgabenstellungen handelt, zu bearbeiten.

Inhaltsverzeichnis

• Startseite

• Kapitel Einleitung

• 1: Vorbemerkungen
• 2: Verschiedene Diagrammtypen
• 3: Das Diagrammblatt

• Kapitel Was man wissen sollte

• 4: Das erste Diagramm
• 5: Der Diagrammtitel
• 6: Achsentitel und Datenbeschriftung
• 7: Formatvorlagen

• Kapitel Beispieldiagramme

• 8: Das Kreisdiagramm
• 9: Diagrammelemente hinzufügen
• 10: RGB-Farbeinstellungen
• 11: Das Balkendiagramm
• 12: Gestapelte Säulen / Balken
• 13: Das Liniendiagramm
• 14: Das Ringdiagramm

• Kapitel Das eingebettete Diagramm

• 15: Alles auf einem Blatt
• 16: Tabelle / Diagramm ausdrucken
• 17: Von intern nach extern
• 18: Alternativer Diagrammstart

• Kapitel Testen Sie sich selbst

• 19: Abschlussaufgaben

• Abschluss-Seite

Schnupper-Seite (Seite 4)

Wenn man ein Diagramm erstellen möchte, dann benötigt man als Ausgangspunkt eine klassische Tabelle mit Zeilen und Spalten (auch Matrix genannt); darauf bauen alle Diagramme auf. Eine solche Tabelle mit dem Namen "Tabelle1" finden Sie am Anfang (direkt neben dem Referenzblatt) unserer Arbeitsmappe, die Sie ja gerade von der Kursbibliothek geladen haben. Auf dieser ersten Tabelle ist der Ölverbrauch von vier Industriestaaten aufgelistet. In der ersten Spalte stehen die Länder, in den zwei Spalten daneben ist der Verbrauch der Jahre 1990 und 2020 aufgelistet.

Wenn man von diesen Daten ein Diagramm anfertigt, dann werden die "trockenen Zahlen" der Tabelle sofort anschaulich, erklären sich fast von selbst und bleiben wesentlich länger im Gedächtnis haften.

 

Das erste Diagramm entsteht

Fertigen Sie jetzt von dieser Tabelle ein Diagramm an, das danach so ähnlich aussehen wird wie unser Referenzdiagramm.

Sie befinden sich auf dem Tabellenblatt in der Zelle A1. Für das Erstellen eines Diagramms ist von Bedeutung, dass es sich um eine "geschlossene" Tabelle handelt, d. h. sie darf weder von Leerzeilen noch von Leerspalten unterbrochen sein. Vielleicht schauen Sie sich zum Einstieg diese kleine Tabelle erst einmal Zelle für Zelle an.

Durch das Drücken der:

• Funktionstaste F11

wird dann ganz ohne Ihr Zutun ein Diagramm erstellt. Das System wechselt danach automatisch von der Tabelle zum Diagramm. Es befindet sich in der Mappe links neben unserer "Tabelle1" und trägt zunächst den (automatisch vergebenen) Namen "Diagramm1", den wir später umbenennen werden. Von dort aus können Sie über die Tastenkombination:

• Strg + Bild-ab (PgDn)

nach rechts zur "Tabelle1" und mit Strg + Bild-auf (PgUp) zum "Diagramm1" zurückkehren. Später werden Sie übrigens noch zwei weitere Möglichkeiten kennenlernen, mit dem Aufbau eines Diagramms zu beginnen. Alle drei Methoden unterscheiden sich im Ergebnis aber nicht voneinander.

Auf dem Diagrammblatt erwartet Sie ein automatisch erstelltes und in wichtigen Teilen schon fertiges Diagramm, das wir jetzt vervollständigen werden. Haben Sie keine Sorge, es bleibt dennoch für uns Einiges zu tun. Das System stellt standardmäßig den Diagrammtyp "Säule" zur Verfügung. Die anfänglichen Farben blau und rot können später ebenso geändert werden wie viele andere Details.

Auf dem Diagramm sind die unterschiedlichen Verbrauchswerte durch die Höhe der Säulen dargestellt; die genauen Werte werden Sie gleich als Datenbeschriftung hinzufügen. Unterhalb der Säulen sind jetzt in der Mitte die zwei Jahresangaben als sog. Legende zu sehen.

 

Die Diagrammtools

Bevor Sie das Diagramm mit einem Diagrammtitel versehen, sollten Sie einen Blick auf den oberen Bildschirmrand werfen. Dort sind neben den acht Standardregisterkarten (Datei, Start, Einfügen usw.) in der Mitte zwei Diagrammtools (als Registerkarten in dunkelgrüner Farbe) zu sehen:

• Entwurf (Alt, JT)
• Format  (Alt, JY)

Sie sind der Ausgangspunkt für alle weiteren Einstellungen und Festlegungen, die wir in den verschiedenen Untermenüs vornehmen werden.
 

Der ScreenReader

Ich gehe davon aus, das Sie eine aktuelle Version von JAWS, wahrscheinlich
JAWS-18 (möglicherweise aber auch noch JAWS-16), als ScreenReader einsetzen. Bei allen Versionen ist die Sprachausgabe das vorrangige Hilfsmittel; mithilfe der BrailleZeile kann man darüberhinaus bestimmte Einträge detaillierter in Punktschrift nachlesen.

Wir setzen im Augenblick als ScreenReader JAWS-2018 (aktueller als JAWS-18) ein und werden von der Möglichkeit Gebrauch machen, in Zusammenarbeit mit dem Hersteller die Skripte zu optimieren.

Da Sie im Augenblick auf dem gerade geschaffenen Diagrammblatt stehen, sollten Sie den ScreenReader einmal ausprobieren.
 

  Probieren Sie es gleich einmal aus:

• Wenn Sie kurz die Alt-Taste alleine drücken, dann folgt die Sprachmeldung: "Oberes Menüband, Start Registerkarte . . ."
• Mit den Cursortasten können Sie dann die Ansage der Registerkarten hören und auf der Braillezeile die Tastaturbefehle nachlesen. An achter und neunter Stelle stehen auch die soeben erwähnten Diagrammtools "Entwurf" und "Format", die wir für unsere Arbeit benötigen. Diese beiden Tools tauchen natürlich nur dann auf, wenn Sie sich auf einem Diagrammblatt befinden.
• Drücken Sie dann die Alt-Taste noch einmal alleine, um unsere kurze "Erkundungsreise" abzuschließen. Wenn Sie lange genug hinhören, dann entgeht Ihnen auch die Abschlussmeldung "Menüband verlassen, leer" nicht.
• Wenn Sie auf einem Diagrammblatt versehentlich zu oft die ESC-Taste gedrückt haben, dann verschwinden die beiden Diagrammtools vom Bildschirm. Die oben beschriebene kurze "Erkundungsreise" ist also eine indirekte und für Blinde äußerst wichtige Möglichkeit, sich einen Überblick über den Bildschirmstatus zu verschaffen.

Diagrammtools und Untermenüs

Sie haben sich gerade davon überzeugen können, dass die beiden Diagrammtools auf dem Bildschirm stehen. Das ist die Voraussetzung, um mit der Arbeit am Diagramm beginnen zu können.

Drücken Sie also noch einmal die Alt-Taste, diesmal gefolgt von dem Buchstabenpaar "JT" für den Entwurf. Danach gelangen Sie durch Anwahl bestimmter Buchstaben (helle Schrift auf schwarzen Quadraten) in verschiedene Untermenüs. Beispielsweise bringt Sie beim Entwurf-Tool der Buchstabe "D" zum Untermenü "Diagrammelement hinzufügen" und der Buchstabe "I" ermöglicht den Umbau zu einem anderen Diagrammtyp.

Vielleicht machen Sie es sich zur Gewohnheit, am Anfang alle Eingaben auch auf dem Merkblatt "Befehlsübersicht" (von der Kursbibliothek) noch einmal nachzulesen. Und achten Sie darauf, dass bei allen Arbeiten im Diagramm die beiden Diagrammtools (Registerkarten) sichtbar und damit anwählbar sind. Wenn Sie die ESC-Taste zu oft gedrückt haben, verschwinden die beiden Tools vom Schirm; durch einen Klick auf die Diagrammfläche werden sie wieder eingeblendet.

Blinde Benutzer erledigen das durch den Befehl des ScreenReaders, was aber unter Umständen mühsam sein kann. In den wenigen Fällen, wo das überhaupt nötig war, habe ich mir deshalb so geholfen: Mappe abspeichern und erneut laden. Danach kehrt man zum Diagramm zurück und kann weiterarbeiten. Seien Sie also bei der mehrfachen Verwendung der ESC-Taste besonders vorsichtig.