Kurzmodul Excel 2021 - Datenmaske

Trainer: Ulf Söder

In diesem Kurs, der an das Vorgängermodul "Rechnen mit Excel" anknüpft, können Sie mehr über die Such- und Eintragsmöglichkeiten mithilfe der sog. DatenMaske erfahren. Angefangen bei der einfachen strukturierten Suche in verschiedenen Spalten über die verknüpfte Suche nach verschiedenen Bedingungen bis hin zur komfortablen und sicheren Dateneingabe, lernen Sie interessante Möglichkeiten kennen, Ihre Aufgaben schnell und effizient zu erledigen.

Auch dieses Kurzmodul kann von Blinden vollkommen barrierefrei bearbeitet werden; mehr noch: Gerade die Dateneingabe in die Maske scheint wie eigens gemacht für die Benutzer von Braillezeile oder Sprachausgabe.

Die Themen werden immer und in erster Linie durch verständlich formulierte, praktische Beispiele verdeutlicht. Es wird alles sehr einfach und ganz ausführlich erklärt. Dass die erneute Beschäftigung mit Excel Ihren konzentrierten und formal präzisen Arbeitsstil weiter festigt, ist eine erfreuliche Konsequenz, die wir Ihnen gerne ermöglichen.

Inhaltsverzeichnis

  • Startseite
  • Kapitel Die DatenMaske
  • 1: Die Struktur der Maske
  • 2: Mit der Maske suchen
  • 3: Weitersuchen
  • 4: Die verknüpfte Suche
  • 5: Datenerfassung
  • 6: Übungen zur DatenMaske
  • Abschluss-Seite

Schnupper-Seite (Seite 4)

Der Unterschied zwischen der Volltextsuche und dem Arbeiten mit der Datenmaske war bis jetzt nicht besonders groß und bestand hauptsächlich darin, dass man in der DatenMaske von Anfang an eingegrenzt (also nur in einer Spalte) sucht. Das letzte Beispiel auf der vorigen Seite hat nun die Ausweitung der Möglichkeiten durch eine Verknüpfung (gleichzeitige Suche nach Bundesland und Fläche) deutlich gemacht. Für uns ein Grund mehr, sich ausführlicher damit zu beschäftigen. Zuvor aber sollten Sie sich mit der nächsten Tabelle vertraut machen.

 

Gesprächsgebühren gesucht

Schauen Sie sich bitte die Titelzeile der Tabelle "TeleAusland" an. Neben dem Land und der entsprechenden Vorwahl sind ab der dritten Spalte 13 Provider mit ihren jeweiligen Gesprächsgebühren aufgelistet. Ohne Maske dürfte es auch einem Sehenden schwer fallen, aus den weit über 600 Zellen des Tabellenblattes auf Anhieb die richtigen Gebühren herauszufinden.

 

  Probieren Sie es gleich einmal aus:

Suchen Sie beispielsweise - diesmal ohne DatenMaske - mit dem Befehl Strg + F "Slowenien" und danach die Gebühren des Providers "StarTel" für dieses Land. Wenn Sie das Land in der Zelle A41 gefunden haben, dann sollten Sie genau wissen, welche Spalte zu welchem Provider gehört, um ständiges Nachkontrollieren zu vermeiden.

Als Benutzer der Braille-Zeile müssen Sie dann noch in Kauf nehmen, dass nicht alle Spalten auf eine Zeile passen und dass beim Navigieren das gesuchte Land möglicherweise aus der Braille-Zeile "wandert".

 

Die Suche beschleunigen

Viel schneller und zuverlässiger ist dagegen die Suche mit der DatenMaske. Öffnen Sie also jetzt die Maske. Nach der Eingabe des Suchkriteriums "Slowenien" genügen Tabulatorsprünge oder die Anwahlbuchstaben, um sich über die Gebühren der verschiedenen Provider, die alle untereinander aufgelistet sind, zu informieren. Man braucht sich also keine Spaltenpositionen zu merken oder die Bildschirmdarstellung gesondert einzurichten. Beantworten Sie bitte jetzt ab Zelle A52 die in Spalte B stehenden Fragen.

 

"Umgekehrte" Suche

Wenn Sie die Gesprächsgebühren eines bestimmten Providers kennen, aber die zugehörigen Namen der Länder vergessen haben, dann ist die Datenmaske erst recht von Nutzen. Nehmen wir an, der Provider "eTel" verlangt 0,31 Euro Gebühr. Nach der Eingabe des Suchkriteriums in der Spalte für den Provider, die Sie ja auch über den Anwahlbuchstaben (hier Alt + E) erreichen können, werden Ihnen die drei Länder: Frankreich, Italien und Monaco gezeigt. Sie denken bitte daran, dass bei der Weitersuche nur der Befehl Alt + T (Weitersuchen) funktioniert und dass Sie als Braille-Leser das Land am schnellsten mit Alt + A lesen können.

Bei einer Änderung der Suchkriterien ist es ratsam, die DatenMaske zunächst zu schließen (mit ESC) und sie dann erneut aufzurufen. Dadurch gelangt man automatisch zum ersten Datensatz und alle Bedingungen der vorangegangenen Suche sind automatisch gelöscht. Diese Vorgehensweise ist effizient und vermeidet Fehler.

 

Klausurnoten verwalten

Auf dem Tabellenblatt "Klausuren" wird deutlich, wie hilfreich eine DatenMaske bei der Suche sein kann. Das Tabellenblatt listet in Spalte A untereinander alle Notenergebnisse (von 1,0 bis 4,7) einer Klausur auf. In den Spaltenüberschriften finden Sie die sechs Städte, in denen die Klausuren geschrieben wurden und im Bereich B2:H38 kann man nachlesen, welche Note in welcher Stadt wie oft erzielt wurde.

Es ist schwierig und verlangt eine Menge Konzentration, wenn man auf dem Tabellenblatt ohne Hilfsmittel alle Zahlen mit den korrekten Zeilen- und Spaltenangaben lesen möchte. Manche Anwender teilen oder splitten deshalb den Bildschirm und stellen die Titelleiste (Städte) in ein eigenes Fenster, um nachkontrollieren zu können, für welche Stadt der gelesene Wert gilt.

Schneller und weniger fehleranfällig ist deshalb die Datenmaske, weil man bei ihr die Namen der Städte bequem ablesen und ansteuern kann. Rufen Sie also die DatenMaske erneut auf, suchen (Alt + Kfür "Suchkriterien" nicht vergessen) nach den Antworten der ab Zeile 41 formulierten drei Fragen. In die Spalte A schreiben Sie dann Ihre Antworten. Bei der dritten Frage haben Sie für die Berechnung zwei Möglichkleiten.

  • Suche nach der Note 2,5 und Addition der Ergebnisse für die untereinander stehenden sechs Städte.
  • Sie können auch rechts neben der Zeile, in der die Note 2,5 steht, die horizontalen Zahlen mit der Summen-Funktion zusammenrechnen.


 

Mehrfachverknüpfung

Auf dem Tabellenblatt "Auto_3" möchte ich Ihnen zeigen, wie einfach und wirkungsvoll die Maske bei einer Mehrfachverknüpfung funktioniert. Von 49 Automobilen werden in den Spalten C bis F der Neuwagenpreis, die PS-Zahl, die Aufwendungen für Steuer und Versicherung (Fixkosten) sowie die Reparaturkosten aufgelistet. Wir möchten nun Autos heraussuchen, auf die die folgenden Bedingungen zutreffen:

  1. Gesucht wird ein Automobil aus deutscher Produktion.
  2. Der Neupreis soll unter 30.000 Euro liegen.
  3. Mindestens 100 PS.
  4. Die Fixkosten dürfen 100 Euro nicht übersteigen

Bei der Abfrage werden diese vier Bedingungen miteinander verknüpft. Öffnen Sie dazu bitte die Maske und starten die Suche mit dem Befehl Alt + K (Kriterien). Danach gehen Sie mit dem Tabulator zum Datenfeld "Land" und tragen den Buchstaben "D" (Deutschland) ein. Ein weiterer Tabulator-Sprung bringt Sie zum Feld "Neupreis", in das Sie die Bedingung: "weniger als 30.000" eingeben. Natürlich verwenden Sie hier wie auch bei den nachfolgenden Bedingungen (PS und Fixkosten) die bekannten Vergleichsoperatoren.

Bei Ihrer Suche erscheinen die Datensätze nacheinander, so dass Sie fürs Erste abzählen müssen, um die Anzahl der Automobile (in unserem Beispiel ist das Ergebnis: drei) zu ermitteln. Im eLearning-Kurs "ExcelSuchen" wird es dann mit dem AutoFilter komfortabel. Dort erscheinen dann alle gefundenen Datensätze untereinander auf dem Monitor.

Die Antworten zu den in Spalte B stehenden vier Fragen tragen Sie bitte in den Bereich A52:A55 ein. Sicherlich ist es Ihnen ähnlich wie mir gegangen: Durch die vertikale Anordnung und die Position aller "Überschriften" (man nennt sie auch Feldnamen) vor die einzelnen Eingabefelder kann man sich in der Maske gut orientieren.

 

Die Datenmaske hat aber auch Nachteile. Wenn eine Suche erfolglos war, dann gibt es keine spezielle Meldung wie etwa: "Datensatz nicht gefunden"; das System bleibt stattdessen auf dem Datensatz stehen, von dem aus die Suche gestartet wurde. Wie bereits erwähnt, kann man Berechnungen in der Maske nicht durchführen. Dies bleibt dem Auto-Filter vorbehalten, der zusätzlich die Möglichkeiten des verknüpften Suchens erweitert.

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