Kurzmodul Excel 2021 - SVERWEIS

Trainer: Ulf Söder

Dieser Kurs erleichtert Ihnen den Einstieg in die sog. Matrixfunktionen, von denen die SVerweis-Funktion am häufigsten eingesetzt wird. Mit ihrer Hilfe kann man sehr schnell und effektiv Daten finden, automatisch an andere Stellen platzieren und für unterschiedliche Anwendungen nutzen. Das gilt insbesondere für große Datenmengen.

Das Modul setzt Excel-Grundlagenkenntnisse voraus. Wenn Sie den Kurs "Rechnen mit Excel" absolviert haben, dann starten Sie von einer guten Basis. Mit ausführlichen Erläuterungen und anhand zahlreicher Tabellen aus der Praxis werden Sie mit der Funktion und ihren Besonderheiten vertraut gemacht.

Der Kurs ist mit seinen wenigen Seiten kompakt gehalten und auch von Blinden ohne Barrieren zu bearbeiten. Sie lernen zwei Projekte aus der Praxis kennen und können zusätzlich auch noch nach dem Kursabschluss Ihr Wissen anhand von einigen Übungsaufgaben aus IHK-Prüfungen testen.

Inhaltsverzeichnis

• Startseite

• Kapitel Einleitung

• 1: Vorbemerkung
• 2: Einfache und strukturierte Suche

• Kapitel Was man wissen sollte

• 3: Kurzwahlnummern
• 4: Zwei Übungstabellen
• 5: Kleine Ursache - große Wirkung
• 6: Nettoverdienst berechnen
• 7: Gesonderte Datentabelle
• 8: Übungen aus dem KBM-Bereich
• 9: Eine Alternative zum SVERWEIS
• 10: Der waagerechte WVERWEIS

• Kapitel Kleine Alltagsanwendungen

• 11: Drei "Bürogehilfen"
• 12: Inlandsvorwahlen
• 13: Dienstreise

• Kapitel Testen Sie sich selbst!

• 14: Abschlussaufgaben

• Abschluss-Seite

Schnupper-Seite (Seite 4)

Auf dem Tabellenblatt: "Unterfranken" begegnen wir den Namen von ca. 300 Städten, Gemeinden und Marktgemeinden des Regierungsbezirks Unterfranken. Von diesen Orten sind die vier Spalten mit folgenden Überschriften versehen:

• Ort
• Einwohner
• Landkreis
• Status

Mit Status ist gemeint, ob es sich bei dem Ort um eine Stadt (S), eine Gemeinde (G) oder eine Marktgemeinde (M) handelt. Bei dieser Tabelle sollen Sie die drei Formeln selbst entwickeln.

 

Wenn Sie zunächst wie bei jeder neuen Tabelle den Anfang und das Ende der Matrix ermitteln und den Suchbegriff "Veitshöchheim" in die Zelle A1 eintragen, dann sind schon die beiden ersten Argumente der SVerweis-Funktion bekannt. Den Spaltenindex (als drittes Argument) können Sie leicht an der Titelzeile ablesen und ein kurzer Blick auf die Suchspalte verrät Ihnen, dass Sie es mit alphanumerischen Daten zu tun haben, bei denen es auf eine genaue Übereinstimmung ankommt.

Sie können also mit Ihrer ersten Formel in A2 beginnen. Probieren Sie es einmal alleine und entwickeln Sie danach auch die restlichen zwei Formeln in den Zellen A3:A4, die sich nur im Spaltenindex voneinander unterscheiden. Schreiben Sie am besten die drei Formeln zunächst von Hand, weil ein einfaches Kopieren wahrscheinlich fehlschlägt und nur ein "#NV" (nicht verfügbar) gemeldet wird.

Demnächst arbeiten wir überwiegend mit absoluten Adressen, die ein schnelles Kopieren der Formeln ermöglichen, weil man nur Kleinigkeiten anpassen muss. Bevor Sie aber zur nächsten Übung wechseln, probieren Sie vielleicht noch verschiedene Ortsnamen (z. B. "Burgsinn", "Ostheim" oder "Sulzbach") aus und freuen sich, dass die Funktion die Daten zielsicher findet und fehlerfrei ausgibt.

Sollten Sie wider Erwarten z. B. die Marktgemeinde "Zellingen" nicht finden, dann kann es an der unvollständig eingetragenen Matrix liegen, weil sich "Zellingen" am Ende der Liste befindet. Überprüfen Sie also stets nach Fertigstellung Ihre Formeln.

Sie können sich sicherlich schon jetzt gut vorstellen, dass man auf diese Weise selbst bei einer großen Anzahl von Spalten zielsicher auf Daten zugreifen kann. Umfangreicheren Tabellen begegnet man beispielsweise bei Personal- oder Materiallisten, in denen Sie mit der SVerweis-Funktion blitzschnell suchen können.

 

Gehen Sie zur Tabelle mit dem Namen "StadtSuche". In die Zelle A1 trägt man den Suchbegriff (das Suchkriterium) ein; im Augenblick ist das die Stadt "Bonn". Im Bereich A2:A5 sollen die Werte der restlichen vier Rubriken:

• Die Einwohnerzahl
• Das Bundesland
• Die Fläche (qkm)
• Das KFZ-Kennzeichen

erscheinen. Es dient der Übung, wenn Sie sich zuerst noch einmal die Matrix anschauen und außerdem überlegen, mit welcher Methode (viertes Argument) Sie suchen lassen wollen. Lesen Sie dann den nächsten Abschnitt durch, in dem der Suchvorgang noch einmal erklärt wird und entwickeln dann mit der SVERWEIS-Funktion die vier Formeln.

 

Noch einmal erklärt

Beim SVERWEIS wird die Suchspalte der Matrix von oben nach unten durchsucht (also senkrecht, deshalb der Ausdruck (S)VERWEIS) und jede Stadt mit dem Suchkriterium ("Bonn") verglichen. Stimmen das Suchkriterium und die Stadt in der senkrechten Suchspalte nicht überein, dann geht die Suche automatisch weiter, bis in der Zelle A27 die Stadt "Bonn" erscheint. Die Suche ist damit abgeschlossen, weil der Zelleninhalt mit dem Suchkriterium genau übereinstimmt. Die Einwohnerzahl aus der zweiten Spalte (Spaltenindex = 2) wird ausgelesen und an die "rufende" Stelle (A2) kopiert.

Das vierte Argument legt fest, wie die Funktion SVERWEIS arbeiten soll, mit genauer oder ungefährer Übereinstimmung. Die genaue Übereinstimmung wird immer dann gewählt, wenn Suchkriterium und Zelleninhalt in der Suchspalte exakt übereinstimmen sollen. In unserem Beispiel stimmen beide Begriffe überein und die Städtenamen sind eindeutig, weil es keine Stadt zweimal gibt.

Wenn wir später in einer Personalliste nach Nachnamen suchen, dann geschieht dies ebenfalls mit der genauen Übereinstimmung und zwar nicht über die Nachnamen, sondern über eindeutige Personalnummern, die ebenfalls nur einmal vergeben werden. Ein Nachname ("Berger"), der vielleicht viermal vorkommt, hat dann vier verschiedene Personalnummern.