Kurzmodul Excel 2021 - Textfunktionen

Trainer: Ulf Söder

Die Textfunktionen dieses Kurses sind einem Excel-Einsteiger wahrscheinlich nicht so geläufig, werden aber bei verschiedenen Aufgabenstellungen dringend gebraucht. Wenn Sie beispielsweise beim Aufbau und der Gestaltung von Personallisten unterschiedliche Daten (Name, Anschrift, Wohnort, Geburtsdatum usw.) in einer neuen Liste zusammenführen oder aus bestehenden Listen Daten herauskopieren und mit anderen Daten vergleichen müssen, dann sind die Textfunktionen wirksame und schnelle Helfer.

Das Modul setzt Excel-Grundlagenkenntnisse voraus. Wenn Sie generell an der Arbeit mit Excel Freude haben und Sie an neuen und auch fortgeschrittenen Themen interessiert sind, dann sind das gute Voraussetzungen, mit denen Sie starten können. Mit ausführlichen Erläuterungen, zahlreiche Beispielaufgaben aus der Praxis und einem Projekt am Ende des Kurses werden Sie mit den Funktionen und ihren Möglichkeiten vertraut gemacht.

Der Kurs ist mit seinen wenigen Seiten kompakt gehalten und auch von Blinden ohne Barrieren zu bearbeiten. Er eignet sich auch für Teilnehmer in der Ausbildung zum Telekommunikations-Operator und wird Ihnen zeigen, dass man auf der Grundlage von solidem Excel-Wissen, das Sie sich jetzt erarbeiten können, auch komplexere Aufgaben alleine übernehmen kann.

Wir bieten dieses Einführungsmodul zum Kennenlernpreis von 29,00 € an. Damit bietet sich Neulingen in Sachen eLearning die Möglichkeit, die Lernplattform und die Vorteile von eLearning kennenzulernen.

Inhaltsverzeichnis

• Startseite

• Kapitel Einführung

• 1: Was Sie erwartet

• Kapitel Textfunktionen

• 2: Zellen verbinden
• 3: Übungen mit dem Textoperator
• 4: Textteile kopieren
• 5: Übungen mit der TEIL-Funktion

• Kapitel Nützliche Helfer

• 6: Textlänge ermitteln
• 7: Drei Funktionen im Einsatz
• 8: Klein- und Großbuchstaben
• 9: Überflüssige Leerzeichen
• 10: Inhalte vergleichen

• Kapitel Testen Sie sich selbst

• 11: Drei kurze Aufgaben

• Kapitel Projekt Bankleitzahlen

• 12: Bankleitzahlen vom Internet
• 13: Überlegungen und Vorarbeiten
• 14: Ein wenig Arbeit
• 15: Der Rest ist Routine

• Abschluss-Seite

Schnupper-Seite (Seite 10)

Auch das kommt in der Praxis häufiger vor: Sie müssen zwei Listen miteinander vergleichen, um mögliche Abweichungen festzustellen. Dieser Datenabgleich kann beispielsweise notwendig sein, wenn Sie externe Daten in Ihr Tabellenblatt kopieren und herausfinden wollen, welche Einträge sich geändert haben und welche übereinstimmen (also identisch sind). Bei den zu vergleichenden Daten kann es sich um Zahlen (z. B. Fahrzeugnummern, Gehaltslisten, Bankleitzahlen) oder Text (z. B. Personal- oder Bestandslisten) handeln.

 

Geänderte Telefonnummern

Stellen Sie sich vor, dass einige Behörden neue Telefonnummern bekommen haben. Sie sollen jetzt feststellen, wie viele und welche Nummern sich geändert haben. Gehen Sie bitte zum Tabellenblatt "TeleControl" und lesen Sie die zweite Zeile. Links in Spalte A steht der Name des Mitarbeiters, in den Spalten C und D sind zuerst die alte und dann die neue Telefonnummer zu sehen. Wir wollen nun in der Spalte E mit Hilfe der IDENTISCH-Funktion herausfinden, wie viele und welche Einträge sich geändert haben. Ihr Eintrag in Zelle E2 lautet deshalb so:

=identisch(C2;D2)

Die Funktion vergleicht die Inhalte der Zellen C2 und D2. Nach einem Return erscheint in der Zelle E2 der Wert "WAHR", ein Zeichen dafür, dass beide Bankleitzahlen identisch sind, also vollkommen übereinstimmen. Anschließend kopieren Sie die Formel bis zum Ende der Tabelle. Danach kann man einige Zellen (z. B. E2, E7 usw.) entdecken, in denen der Ausdruck "FALSCH" steht. Dabei handelt es sich um die gesuchten Abweichungen, denn "falsch" ist das Gegenteil von "wahr".

Auch beim Datenabgleich ist es unerheblich, ob es sich um 50, 500 oder gar 50.000 Zellen handelt, die Sie miteinander vergleichen müssen. Sie setzen nur einmal die entsprechende Formel ein, die anschließend in die anderen Zellen kopiert wird. Der gesamte Vorgang dauert nicht länger als ein paar Sekunden.

 

"Abweichler" feststellen

Die Anzahl der "Abweichler" kann man mit der Zählenwenn-Funktion ermitteln. Suchen Sie also nach Nicht-Übereinstimmungen (FALSCH) und tragen dann das Ergebnis in die vorbereitete Zelle H1 ein.

Beachten Sie bitte, dass man immer nur zwei Zellen miteinander vergleichen kann. Deshalb verwenden Sie das Semikolon und nicht etwa den Doppelpunkt.

Wenn Sie nicht nur die Anzahl der "Abweichler" wissen möchten, sondern auch die betreffenden Datensätze sehen möchten, dann setzen Sie den äußerst bequemen AutoFilter ein. Natürlich sollten Sie ihn nur dann verwenden, wenn Sie ausreichend mit ihm vertraut sind. Gelegenheit zum Kennenlernen bekommen Sie, wenn Sie den eLearning-Kurs "Suchen mit Excel" bearbeiten.

 

Übung: "VIP_Liste"

Jetzt sollten Sie es bei der letzten Übung: "VIP_Liste" alleine probieren. Es gibt zwei Spalten mit Nachnamen, die Sie miteinander vergleichen dürfen. Möglicherweise haben sich einige Schreibfehler in die zweite Spalte eingeschlichen. Die betroffenen Personen würden sie nicht akzeptieren, ebenso wenig wie die möglicherweise fehlenden akademischen Titel. Sie dürfen auch die festgelegte Reihenfolge der Namen nicht etwa durch ein Sortieren verändern, weil die Personen nach Ihrer "Prominenz" angeordnet sind. Die Anzahl der Nicht-Übereinstimmungen notieren Sie bitte in
Zelle F1; sollten Sie den AutoFilter einsetzen, dann lassen Sie ihn bitte unverändert stehen.

Für das Arbeiten mit Excel gilt: Gute Orientierung auf dem Tabellenblatt, sicheres Markieren von Zellen und Bereichen und sorgfältige Formeleingabe sind die besten Voraussetzungen für korrekte Ergebnisse. Auch bei sehr großen Datenbeständen die wesentliche Arbeit im Entwurf einer einzigen Formel. Dazu braucht man eine Idee, logisches Denkvermögen und eine konzentrierte, formal präzise Arbeitsweise. Alles andere ist reine Routine.