Excel 2021 - Workshop Listen mit Excel

Trainer: Ulf Söder

Dieser Kurs beschäftigt sich mit Themen, die man dem Bereich "Listenmanagement" zuordnen kann. Sie haben vermutlich bislang mit Excel gerechnet, kalkuliert und recherchiert und treffen jetzt im Büro auf verschiedene Aufgabenstellungen, bei denen Sie Unterstützung benötigen. So sollen Sie beispielsweise umfangreiche Listen mit Geburtsdaten aus zwei verschiedenen Behörden miteinander vergleichen und mögliche Abweichungen feststellen. Aus Tabellenspalten, in denen Anrede, Titel, Vorname und Nachname in einer Zelle stehen, sollen Sie nur die Anreden und Vornamen herauskopieren, um sie für einen Serienbrief aufzubereiten. Danach müssen noch Daten von Gesprächsaufstellungen so anonymisiert werden, dass man die gewählten Telefonnummern nur mit ihren Anfangs- und Endziffern lesen kann.

Weitere Themen des Kurses sind die häufig genutzte SVERWEIS-Funktion, die in vielen Übungen behandelt wird, die benutzerdefinierten Formatierungen, die bei den Datumsberechnungen in der Terminplanung Anwendung finden und die Gültigkeitsprüfung von eingegebenen Daten. Verschiedene kleine Projekte, bei denen auch fortgeschrittene Textfunktionen zum Einsatz kommen, runden den Kurs ab.

Der Kurs kann auch von Nutzern einer Braillezeile (bzw. Sprachausgabe) barrierefrei bearbeitet werden. Er schult dabei Ihre Ausdauer und ein konzentriertes und formal präzises Arbeiten. Er macht deutlich, dass man auf der Grundlage von solidem Excel-Wissen, das Sie sich jetzt erarbeiten können, auch anspruchsvollere Aufgaben selbständig übernehmen kann.

Inhaltsverzeichnis

• Startseite

• Kapitel Einführung

• 1: Herzlich Willkommen

• Kapitel Textfunktionen I

• 2: Texte verbinden
• 3: Übungen zur Verketten-Funktion
• 4: Der Textoperator
• 5: Textteile kopieren
• 6: Übungen zur Teil-Funktion

• Kapitel Nützliche "Helfer"

• 7: Textlänge ermitteln
• 8: Drei Funktionen im Einsatz
• 9: Klein- und Großbuchstaben
• 10: Überflüssige Leerzeichen
• 11: Übungen zum Kapitel

• Kapitel Projekt: Bankleitzahlen

• 12: Bankleitzahlen vom Internet
• 13: Überlegungen und Vorarbeiten
• 14: Ein wenig Arbeit
• 15: Der Rest ist Routine

• Kapitel Textfunktionen II

• 16: Die Finden-Funktion
• 17: Die Teil- und Finden-Funktion
• 18: Übungen und Aufgaben
• 19: Die Links/Rechts-Funktion

• Kapitel Mit Listen arbeiten

• 20: Inhalte vergleichen
• 21: Die Reihenfolge bei der Eingabe
• 22: Telefondaten schützen
• 23: Lückentext

• Kapitel Daten auslesen

• 24: Die SVERWEIS-Funktion
• 25: Kurzwahlnummern
• 26: Zwei Übungstabellen
• 27: Kleine Ursache - große Wirkung
• 28: Nettoverdienst berechnen
• 29: Gesonderte Datentabelle
• 30: Übungen aus dem KBM-Bereich
• 31: Eine Alternative zum SVERWEIS
• 32: Der waagerechte WVERWEIS

• Kapitel Zwei Projekte

• 33: IHK-Notentabelle
• 34: Reisekosten berechnen

• Kapitel Projekt: Terminplanung

• 35: Datumsberechnungen
• 36: Bedingte Formatierung

• Kapitel Projekt: Stundenplan

• 37: Mehrere Bedingungen setzen
• 38: Gültigkeitsprüfung

• Abschluss-Seite

Schnupper-Seite (Seite 22)

Werfen Sie doch mal einen Blick auf Ihre private Telefonrechnung: Dort sind Datum und Dauer der Gespräche aufgelistet, die letzten Ziffern der Rufnummern sind aus Sicherheitsgründen unkenntlich gemacht, wie das im folgenden Beispiel zu sehen ist:

• 01.01.2011           08:09     09366-801xxxx

Den drei Anfangsziffern folgen die restlichen Ziffern der Rufnummer, die aber durch den Buchstaben "x" dargestellt werden. Ein Außenstehender kann aus dieser Ziffernfolge keine verwertbare Rufnummer ableiten, während Sie selbst diese Rufnummer sicherlich einer bestimmten Person zuordnen können. Wir wollen diese Methode der teilweisen Anonymisierung jetzt mit einer Excel-Funktion nachbilden.

 

Die Wiederholen-Funktion 

Mit der Wiederholen-Funktion kann man ein bestimmtes Zeichen, in unserem Fall den Buchstaben "x", so oft in eine Zelle schreiben, wie das zweite Argument der Funktion dies angibt. Die folgende Formel:

 =wiederholen("x";10)

produziert 10mal den Buchstaben "x". Auf die gleiche Weise können anstelle des Buchstabens auch andere Zeichen (beispielsweise das Sternchen) oder ganze Zeichenketten vervielfältigt werden.

 

  Probieren Sie es gleich einmal aus:

Wechseln Sie zum Tabellenblatt "Telefon_5" und gehen dort zur Zelle I1, wo Sie sich zunächst an einer kleinen Vorübung versuchen können. Schreiben Sie in diese Zelle die eben gezeigte Formel und beobachten, dass der Kleinbuchstabe "x" zehnmal in die Zelle geschrieben wird. Probieren Sie es danach mal mit einem Sternchen oder einem Plus-Zeichen und verändern auch die Zahlenangabe des zweiten Arguments.

 

Die Funktionen Teil() und Länge() werden gebraucht

Jetzt wenden wir uns der Rufnummer zu. In den Spalten D und E stehen die Ortsnetzkennzahlen und Rufnummern. Die verschlüsselten Rufnummern werden dann anschließend mit den Vorwahlen in Spalte G verbunden. In der Zelle F2 soll:

• aus: "8011582" soll die teilgeschützte Nummer: "801xxxx" werden.

Mit der Teil-Funktion können wir die ersten drei Ziffern von der Zelle E2 nach F2 kopieren. Danach brauchen wir so oft den Buchstaben "x", wie die Rufnummer noch Ziffern hat. Mit dem Textoperator verbinden wir also die drei Anfangsziffern mit der Wiederholen-Funktion. Was das zweite Argument anbelangt, so dürfen wir natürlich keine feste Zahl angeben, sondern diese Zahl ist von der Gesamtlänge der Ziffernfolge abhängig. Die ganze Formel lautet dann so:

 =teil(e2;1;3)&wiederholen("x";länge(e2)-3)

Schreiben Sie also jetzt diese Formel in die Zelle F2 und kopieren Sie diese nach unten. In G2 verbinden Sie die ONKZ mit der "neuen" Rufnummer, so dass folgender Eintrag auf dem Schirm zu sehen ist:

• 09366-801xxxx

Auch diese Formel wird nach unten kopiert. Abschließend müssen Sie noch alle kopierten Formeln der Spalte F in Werte umwandeln, wodurch der Eintrag in Spalte F von den anderen Spalten umabhängig wird. Danach blenden Sie die Spalten C bis F aus (Spaltenbreite auf "0" setzen). Es verbleiben dann die Spalten A, B und G. Ihr Ergebnis dürfte dann so aussehen wie die Angaben auf Ihrer Telefonrechnung.